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6 consejos sobre cómo administrar tu lista de contactos de manera eficiente

 
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La gestión eficiente de la lista de contactos de los clientes es una de las prácticas fundamentales para mantener las ventas activas y un alto nivel de fidelización y prospección. Puede parecer superfluo para algunos, pero cualquiera en el negocio conoce la importancia de esta acción. 

La organización de los contactos revela el cuidado de la empresa por mantener una  relación  sólida con los consumidores. La mayor ganancia de esta iniciativa se puede ver en las ventas y en la cantidad de clientes fieles, que regresan todos los meses para realizar nuevas compras. Sin embargo, administrar esta lista es una de las mayores dificultades para líderes y vendedores. 

Para ayudarte en esta misión, hemos preparado este artículo con 6 consejos para administrar tu lista de contactos. ¡Mira los temas a continuación! 

1. Presta atención a la base de clientes 

La gestión de la lista de contactos de una empresa se justifica por su relevancia en el proceso de relación con el consumidor. Si está desajustada o mal organizada, la venta también se verá afectada. 

Por otro lado, si la cartera de clientes se formatea de forma eficiente y con la ayuda de herramientas tecnológicas, los resultados serán positivos, especialmente en cuanto a la atención al cliente, que será mucho  más eficiente y personalizada. 

Además, se pierde menos tiempo; y el esfuerzo se reduce con leads que no se ajustan al perfil de la empresa o que llevan mucho tiempo inactivos, para atender las necesidades de los prospectos leales. 

Para ello son necesarias algunas medidas, como: 

  • la definición de criterios para la organización de la lista de contactos, así como el público objetivo de acuerdo con las intenciones de la empresa; 
  • el seguimiento constante de la cartera, con el fin de mantener la organización y asegurar que los clientes reciban la debida atención; 
  • crear un plan para estandarizar el formato de la lista de contactos y mejorar el trabajo de los vendedores; 
  • la evaluación del servicio con la elaboración de informes mensuales para analizar si los resultados son positivos o negativos.

2. Mantén activos a los clientes antiguos 

Generalmente, la preocupación de los gerentes y vendedores se centra en los nuevos clientes potenciales y los que consumen con frecuencia ¿Tú también haces esto? Hay que tener cuidado. 

Sabemos que la base de clientes es dinámica; siempre está en movimiento, a medida que los consumidores entran y salen. Sin embargo, vale la pena el esfuerzo para mantener a todos fieles. 

Lo ideal es anticiparse al descontento para revertir la situación de quienes dejaron de comprar. Hay casos que son fáciles de resolver; un contacto es suficiente para que la venta vuelva a ser frecuente. 

Ese es el papel de la gestión de clientes: recuperar y retener tantos clientes activos como sea posible ¿Como eso es posible? En función de la planificación, como el tipo de enfoque y servicio que se realizará, a través de qué canal, quién hará este contacto con el líder, etc. 

3. Involucra al equipo para la gestión activa de los clientes 

En muchas empresas surge la pregunta de quién debería ser el responsable de gestionar la lista de contactos: el vendedor o el líder. De hecho, esta función pertenece tanto a los demás como a los que trabajan en el sector de  servicios  y ventas. 

Es importante que todo el equipo esté comprometido y preparado para llevar a cabo esta organización y manejar las herramientas destinadas a dicha actividad. 

A pesar de esto, no se puede ignorar la función del administrador de monitorear de cerca la cartera de clientes. Esta función no puede dejarse únicamente en manos de los vendedores, que difícilmente podrán prestar atención a los clientes que han dejado de comprar. Se centrarán en lo que consumen. 

Por tanto, la planificación estratégica y las acciones con énfasis en la fidelización deben ser realizadas por el líder, siempre en sinergia con el resto del equipo. Es fundamental que todos los consumidores reciban una atención personalizada para que se mantengan fieles. 

4.Prefiere la calidad a la cantidad 

Al contrario de lo que mucha gente piensa, el número de clientes en la lista de contactos no siempre es un signo de ventas garantizadas. Es posible que tenga demasiados clientes potenciales y pocos clientes reales. 

Esto ocurre por varios motivos, entre ellos la discrepancia en el perfil de los clientes con los productos o servicios que ofrece la empresa, desinterés, mudanza a otra ciudad, pérdida ante la competencia, entre otros. 

Es incluso más adecuado que la cartera de consumidores sea más ágil y más cualitativa. De esta forma, es más fácil y práctico organizarlo, además de aprovechar el potencial de cada cliente para el negocio. 

5. Presta atencióna la calidad y no solo a la cantidad 

El afán de prospectar clientes y realizar ventas puede llevar a los vendedores y gerentes a preocuparse solo por la cantidad en detrimento de la calidad. Estamos cubriendo algo similar al tema anterior, ¿ves? 

Los resultados en términos cuantitativos pueden ser atractivos, pero en la práctica terminan inflando la lista de contactos, presentando bajas ventas y pérdida de excelentes oportunidades de negocio. 

Esto se debe a que cuanto mayor es el número de clientes, más difícil es prestar atención a cada uno y brindar un servicio de calidad. Una de las soluciones es encontrar formas de satisfacer la demanda o incluso priorizar las oportunidades con el mayor promedio de tickets, lealtad y potencial de ganancias. 

6. Centrarse en la posventa 

Mantener una relación sólida con los consumidores es una de las principales tácticas para fidelizar tu negocio. Utilizar canales de comunicación para el contacto, ofrecer promociones,  lanzar nuevos productos , brindar información, recordatorios, como en el caso de  los SMS corporativos , es fundamental. 

Además, es importante realizar encuestas de satisfacción, preguntar al cliente qué opina del servicio, la  experiencia de consumo, qué necesita mejorar, etc. El proceso de postventa es tan fundamental como el de prospección y hay que cuidarlo con esmero. 

La gestión de la lista de contactos, por tanto, es fundamental para generar fidelización y apalancar el volumen de ventas. Hoy, con los avances tecnológicos, existen soluciones disponibles en el mercado para este tipo de gestión, específicas para diversos canales de comunicación, como redes sociales, teléfono, SMS, e-mail, etc. 

¡Esperamos que estos consejos te ayuden en esta búsqueda!